מדריך: ששת הצעדים הקריטיים לצמיחה כלכלית

מאת: דורית גבאי, רו"ח יועצת עסקית

בעיתות של האטת פעילות, כשיש חשש שהיא תתפשט ותתבסס, כדאי להתמקד בקידום העסק באופן בלתי תלוי במצב העולמי, המקומי והאישי. אסטרטגיית העשייה והדחיפה קדימה, עדיפה תמיד על אחותה "נחכה ונראה" והתירוצים המתלווים אליה: "מה לעשות?!  זה המצב! ככה אצל כולם". לפניכם רשימת טיפים, שאולי את חלקם אתם מיישמים וחלקם יהווה השראה לצעדים שתנקטו, לצמיחה או להישרדות, רחמנא ליצלן.

1. יעדים רבותי

כל מנהל עסק, גם עורך דין,  צריך לסמן מטרה ויעדים לשנה הקרובה, לשנתיים ולחמש השנים הקרובות. עורך דין, הנותן שירותים מיוחדים, שעבר הכשרה ובחינות רבות, מבקש להתפרנס תוך שהוא חולק את הידע והרצון הטוב לעזור לאחרים לפתור בעיות ולצמצם מחלוקת. כתיבת היעדים הללו כרשימה היא משימה חיונית וחשובה לכל מנהל וחשוב כי תעשה דווקא כעת, להמשך הפעילות העתידית ליעדים שאליהם מכוונים.

ניקח לדוגמא את צה"ל: נניח שראשי הצבא קבעו יעד להשיג רמת הכשרה מסוימת של קצינים בשנת 2009 ולא פינו לכך זמן וכסף ולא הכינו תוכנית אימונים. האם היעד לשנת 2009 יושג? ההקבלה ברורה. מנהל משרד חייב לרשום לעצמו ולכל מי שעובד עימו, מהן שעות עבודתו בפועל. זה אומר באלו שעות הוא זמין לעבודה. בזמן הזה הוא עובד כמנהל המשרד ולא מפנה שום מאמץ וזמן לעבר דברים אחרים. ילדים, אישה, בן זוג, אימא ואבא יקבלו את מנת תשומת הלב הנדרשת בשעות שלאחר העבודה. משאב הזמן הוא עמוד התווך של כל מנהל. הקצאת חלקו לטובת עניינים אישים היא בסיס לכאוס, אובדן תפוקות וירידות בהכנסות.

2. תכנית פעולה להשגת היעדים

תכנית שתכלול את הפעולות האפשריות להשגת המטרה. מוצע, למשל, לארגן רשימה של כל הלקוחות שקיבלו שירות מאז פתיחת המשרד, הנושאים בהם קיבלו עזרה, מה היו תוצאות השירות וכל נתון חשוב שיירשם לצד שם הלקוח. רשימה זו תכלול גם את פרטי ההתקשרות וכתובת למשלוח דואר עדכנית. אפשר שרשימה זו תכלול בין 10 – 500 איש לעבודה של עשר שנים ויותר.

דרך נוספת לשמירת הלקוחות והחזרתם היא לצלצל אליהם. לצלצל ולהתעניין בשלומו של לקוח שהשירות הסתיים לפני חודשיים ולשאול לשלומו והאם העניינים התקדמו בנושא א', ב' או ג'. תגלו שהלקוחות מעריכים את המחווה ומתרגשים ממנה באופן יוצא דופן. עשו זאת! בחרו רשימה של 30 איש שהשירות שלהם הסתיים עד לחודש אפריל 2010 ודברו עימם.

3. סיעור יוצר

ניתוח הנתונים שנאספו יאיר לעורך הדין את הפרטים הבאים: איזה נושאים טיפל הכי הרבה, היקף ההכנסות מכל נושא ומכל תיק, ניתן להבין מה גרם בשנה מסויימת להיות מוצלחת מבחינת השגי המשרד ומהו היתרון המיוחד של עורך הדין הזה על פני אחרים.

בנוסף לזה חשוב לרכז את הנתונים של ספקי השרות של המדר – צרכי משרד, מוסך, ניקיון ועוד – לכל אחד יש עשרות ספק שרות, קרובי משפחה וחברים מהצבא או מהלימודים ומה שנחוץ הוא ליצור עמם קשר.הקשר יהיה באמצעות מכתב הכולל מאמר קצר, בסוגיה שעורך הדין מומחה בה, נושא שבו השיג הישג חשוב ויש לו עמדה שרוצה לקדם. המאמר צריך להיות בשפה פשוטה, ללא מילים מפוצצות, עד 700 מילים. המכתב יישלח  בדואר, בעלות של 1.6 ש"ח לבול, במעטפה עם הלוגו וכרטיס ביקור מצורף. התגובה המעשית לפניה זו תשא תוצאות יפות בתקופה של בין 2- 6 שבועות מיום משלוח הדואר. הטלפון יתחיל לצלצל, יתואמו פגישות ומשהו יזוז במשרד. יש להיערך למתן מענה טלפוני לתיאום הפגישות ולפנות ביומן זמן לנושא. אין זה ראוי שהשיחות יגיעו לטלפון סלולארי  ויתקיימו בסופר מרקט או במעלית. הטלפון הקווי של המשרד חייב להיות זמין. נציין שלא בהכרח מי שקיבל את המכתב הוא זה שישיב עליו. התוצאה של מספר דברי הדואר שיישלחו בחודש יוני, וכך בחודש יולי ובהמשך לפני ראש השנה ועד לתום שנת 2009, היא העברת יותר דורשי שירותים לייעוץ משפטי וייצוג אליכם באופן ישיר. מה שיקרה זה שיותר פניות ודרישות לשירות יגיעו אליכם במקום לעמיתיכם שאינם זמינים. כמות העבודה לייעוץ משפטי וייצוג נותרה בעינה ואולי עלתה בשנה האחרונה – יותר תביעות, יותר פירוקים, יותר כינוסים, יותר מתגרשים – הכל יותר. יש עצירה של חוזים במקרקעין – נתון הדורש בדיקה אבל בכל שאר התחומים יש עלייה.

באופן קבוע יש לשמור קשר עם הלקוחות ולקבל מהם נתונים מה קורה עימם. בין אם הקשר הוא בתחילת העבודה ובין אם בסופו. הלקוח הופך לעיתים לאדם שהקשר עימו התפתח ליחסים אישיים טובים ורבים מאיתנו – ופשוט לצלצל אליהם. לצלצל ולהתעניין  והאם העניינים התקדמו בנושא א', ב' או ג'. תגלו שהאנשים – כאנשים מעריכים את המחווה ומתרגשים ממנה באופן יוצא דופן. עשו זאת! בחרו רשימה של 30 איש ודברו עימם.

הכינו רשימה כזו לכל חודש והיו בקשר עם האנשים שעזרתם להם. הם יעריכו את תשומת לבכם.

שירות טוב שנתתם יביא עוד אנשים לקבל מכם עזרה. נתון חשוב שנחפשתי אליו בשנת 2007 בהיותי בכנס של אנשי עסקים מסקר שנערך בארופה הוא: שלקוח ידע לספר על שביעות רצונו לשלושה אנשים לפחות. כאשר הלקוח לא היה מרוצה הוא יספר על אי שביעות רצונות לשבעה אנשים. זהו נתון מדהים!

בדקו דרך שיחות או מידע שיש בידכם איפה היו הישגים. במקום שיש בעיה אספו וקבלו את הנתונים, לא להיבהל מביקורת, לזמן מייד פגישה ולטפל בנושאים שעולים. אם פישלתם, תפצו בדרך של מתן שעת ייעוץ או עזרה נוספים. אתם תרכשו את אמונו של הלקוח לעבודה נוספת, ותגלו שהלקוח זקוק מיד לעוד טיפול משפטי וניתן להמשיך עימו ולסכם עמו עבודה חדשה.

כסף ייכנס כאשר יסופק שרות ובאיכות מעולה. הוא לא ייכנס אם יש עיכובים בטיפול ולא משנה מה הסיבות לעיכובים. כסף ייכנס במהירות שבה השרות יינתן. מסרתם עבודה, ייכנס תשלום בגין עבודה זו ותיכנס עבודה חדשה. כל תיק המסתיים מפנה מקום לתיק הבא. ככה זה בעולם הפיסיקלי

4. וסדר, אמרנו כבר?

השלב הבא הוא תיקי הייעוץ. יש להקדיש זמן למעקב אחר כל התיקים הפעילים. לבדוק מה הייתה תוכנית העבודה, מה נעשה, באיזה איכות, ואם יש משהו שניתן לקדם בכיוון סיום הטיפול. לדחוף את העבודה קדימה ולא לחכות שיקרו דברים. כסף ייכנס כאשר יסופק שירות ובאיכות מעולה. הוא לא ייכנס אם יש עיכובים בטיפול ולא משנה מה הסיבות לעיכובים. כסף ייכנס במהירות שבה השירות יינתן. מסרתם עבודה – ייכנס תשלום בגינה  ותיכנס עבודה חדשה. כל תיק מסתיים מפנה מקום לתיק הבא. ככה זה בעולם הפיסיקלי. הכסף יגיע. עבדו מהר יותר וספקו איכות מעולה של שירות.

5. סטטיסטיקות

מדדו את  העבודה. התחילו לספור את הפעילות במשרד – שיחות נכנסות, פגישות חדשות, מספר הסכמי שכר טרחה חדשים, היקף עבודה שסופק, מספר דברי הדואר היוצאים מידי חודש, סך הכספים שהופקדו ועוד. הנתונים קשורים זה בזה.

6. חיסכון

חסכו בהוצאות לא חיוניות. עברו על רשימת הוצאות ובטלו או קצצו. אין לחסוך בפעילות לקידום המשרד כמתואר במשימה השלישית. אין לאשר רכישות שאינן מאושרות על ידי המנהל. יש להנהיג מדיניות שאדם אחד מחליט לגבי ההוצאות, אדם אחד מאשר ואדם אחד מזמין. רכישות והזמנות מתבצעות אחת לתקופה. לחסוך – לעשות זאת מיד! צמצום קווי טלפון, ביטול ניידים, ביטול ארוחות בחוץ – כל אלה הם התחלה של הקיצוץ. עשו זאת ותגלו – שלארנק שלכם יש תחתית.

© כל הזכויות שמורות לרו"ח דורית גבאי